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集团档案管理规定

 

发布日期:[2017/5/8 9:43:41]    来源:澳门第一娱乐娱城||澳门第一城娱乐平台||澳门第一娱乐官网

 
 

集团档案管理规定

  

   企业档案工作贯穿于企业计划、生产、经营全过程,在企业生产、经营各个方面都发挥着重要作用,是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要工作之一。为进一步加强企业档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规,结合企业实际情况制定本办法。

   一、工作职责

   为使档案管理做到规范化、科学化,促进公司良好的发展,本着统一管理、集中存放的原则,集团办公室档案室具体负责收集、整理、统计、保管、存档、提供利用工作,并对各分公司、车间、处室的档案管理工作进行督导和检查。依照有关规定向档案馆或有关单位移交档案。

   1、明确责任人:各分公司、车间、部室需要明确各自档案管理责任人,负责各部门临时档案的收集、整理、装订、存档、移交等事宜。

   2、建立电子档案:所有需要保存的档案资料必须建立相应的电子档案及档案目录,并将本月整理汇总的电子档案月底交集团档案室归档。

   3、纸质档案存档:三年以内的临时档案有各分公司、车间、部室各自存档,要求档案存放规范完整、目录清晰、归档及时、责任人明确。三年以上需长期存档的由各档案责任人整理规范后交集团档案室存档。

   二、档案整理

   凡是反应本单位工作活动,具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料都应整理归档。档案管理可采用以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒,使之有程序化进行整理工作。凡属企业归档范围的文件材料,必须按有关规定向本企业负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

   1、公司在筹备、建设、生产、经营、研发、管理等活动及产权变动过程中形成的意见、请示、总结、计划、规划、合同、协议、简报、各种报表、会议材料、报刊刊登的本单位的文章以及具有保存价值的实物档案(证件、奖状、奖杯、荣誉证书、纪念品、照片等),需要贯彻执行有关上级部门和单位的文件,社会中介机构出具的文件,本单位获得的上级部门的表彰,公司引进的项目、外购设备等接受文件,省部级以上领导来视察指导活动的资料,建设工程、图纸,生产设备,声像资料,人员招聘、入职、培训、薪资、劳动合同等资料,设备仪器、认证、资质信用,环保、动力方面的文件,公司编印的内部刊物均应归档。

   2、各分公司及驻外办事机构的注册登记资料、变更资料,各级政府的批准、批复、许可证、土地证、房产证、商标、专利等需长期存档的文件资料,经办部门在办理过程中资料作备份,手续办理完毕后经领导签字确认后证件和备份资料均应交档案室归档。

   3、档案责任人负责收集、整理、装订、编写档案索引等工作,保证档案收集完整、准确、系统、图文字迹清楚,分类清楚,保管期限划分准确,装订整齐,有利于长期保存,图文字迹符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪)标称的质量要求;并以Excel表格形式录制电子目录,全文扫描纸质永久档案,形成pdf电子档案。

   三、档案归档

   归档文件应为原件,因故无原件的可用复印件代替归档。归档材料必须要齐全完整,在整理过程中要逐一检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。归档文件要系统、有条理,要按不同特征结合不同保管期进行整理组卷。各公司部门电子目录与档案实物必须相符,且每季度整理更新一次。

   1、经营管理工作、生产技术、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后第二年的三月份前归档。

   2、公司更新补充文件,企业内部机构变动和干部职工调动、离职时的清退文件,企业资产变动与产权变动过程中形成的文件,房屋产权、认证、荣誉、证书、合同协议、专利等文件要随时存档;科研开发、基建项目和成套性档案材料,必须在项目完成并通过验收后两个月内存档,周期长的可按阶段归档。

   3、外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或交接后登记归档;重要项目文件归档时应有项目部门编写说明,并经负责人审核签字后存档。

   四、档案借阅

   1、档案借阅和归还都需要记录,要求记录(包括借阅时间、借阅事由、借阅人、资料名称、件数、归还时间、归还人等)清晰、完整,防止档案交接和借阅时遗失,

   2、查阅一般性档案只限在档案阅览室内,确因工作需要将档案借出使用时,必须经有关领导审核签字后方可借阅;借档者必须确保档案完好无损,不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁,不得擅自随意翻拍、复印;使用完毕后即时原样归还;借档期限一般不应超过一周。

   3、查阅重要档案须经档案室负责人和本部门负责人审核后,报公司分管总经理批准方可借阅。

   4、严禁对外单位人员借阅本单位档案。

 

 

                                        澳门第一娱乐娱城||澳门第一城娱乐平台||澳门第一娱乐官网办公室

                                         2017年5月6日

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