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集团接待设施使用管理制度

 

发布日期:[2017/5/8 9:46:43]    来源:澳门第一娱乐娱城||澳门第一城娱乐平台||澳门第一娱乐官网

 
 

集团接待设施使用管理制度

   

   为合理使用资源,规范办公秩序,树立良好形象,特制定本制度。

   一、适用范围

   接待设施是指位于岱银大厦一层的会议室、接待室、企业展厅、展销订货厅。

   二、工作职责

   集团办公室是接待设施管理的归口部门,接待设施只限于公务接待使用,各部门无权将接待设施借与外单位使用。使用接待设施须事先向集团办公室办理申请手续,未经允许不得擅自使用。

   三、管理细则

  (一)会议室、接待室的使用及管理

   1、使用部门应至少提前1天进行电话预定,并告知参加人数、使用时间、会议及接待内容、联络人员等基本信息,办公室本着先申请先使用,重要、紧急优先的原则统筹安排使用。使用部门因故取消会议或接待时,须及时通知办公室。

   2、集团副总及以上领导参加的重大会议服务及接待由集团办公室负责。分公司及部门级的业务洽谈、客户来访、联谊活动等涉及业务性较强的接待事务,应由分公司对口部门负责接待,如特殊需要,集团办公室给予协助。

   3、分公司及部门级会议中如需使用会标、桌签、电脑、茶水等会议物资由使用部门自行准备,并自行安排会议服务人员。负责会议服务的人员应提前到达现场,相关准备工作应在活动开始前完成。

   4、如需使用投影仪、音响设备,应提前通知办公室做好调试、试用准备。会议结束后,及时关闭设备,并通知办公室检查会场,与办公室人员交接后方能离开。

  (二)企业展厅的使用及管理

   1、因参观接待使用企业展厅,使用部门须经分管副总批准后,提前1天向集团办公室申请预定,重大、重要性接待应至少提前2天预定。如需展厅讲解应提前半天通知办公室人员,并说明注意事项。

   2、未经许可,不允许擅自进入企业展厅,更不允许擅自操作展厅设备。客人进展厅参观期间必须有公司人员陪同,展厅配置的设备、陈列品,专供展厅使用,不允许擅自带出展厅。

   3、参观人员进入展厅以后,保持良好秩序,勿大声喧哗,以免影响展厅正常使用。如发现样品或装饰物有损坏,应及时通知展厅管理员。严禁在展厅内吐痰、吸烟、饮食(瓶装水除外)等,不得丢弃纸屑等杂物,保持室内清洁。

  (三)展销订货厅的使用及管理

   1、因业务洽谈、产品展示等需要使用展销订货厅,使用部门须经分公司总经理批准后,提前3天向集团办公室申请预定,并提交布展方案,明确展会名称、参加人数、使用期限、布展内容、联络人员等信息,办公室确认后,使用部门按照方案进行有序布展。

   2、整个布展、开展和撤展期原则上不得超过3天,使用部门合理安排时间,确保在展会正式开始前准备完毕。展期内,由使用部门负责保管好各自的物品,以防物品丢失或损坏。

   3、布展现场,不得擅自接水接电。展厅内只允许拼接组装和装饰,不允许进行锯,刨,钻,焊,油漆等作业。

   4、展会结束后,使用部门将撤展的展品、展示架、悬挂物等在办公室规定的时间内及时清理、撤出展厅,将展厅内配备的桌椅等物品归原位,并通知办公室检查会场,与办公室人员交接后方能离开。

   四、其他补充事项

   1、使用人员应自觉爱护公共设施,自觉维护室内环境卫生。因人为原因造成的设备、物品损坏要照价赔偿。如发现设备故障和公物损坏应及时告知集团办公室,以便及时修理。

   2、未经允许,不得擅自挪用室内配置的设备、桌椅等物品。特殊需要借用桌椅,需得到集团办公室负责人许可。借用完毕后,应及时归还。

   3、对于未按规定要求使用的部门,办公室不再允许其继续使用,严重违反者经领导审批后给予相关处罚。

   本制度自发布之日起施行。

 

 

                                      澳门第一娱乐娱城||澳门第一城娱乐平台||澳门第一娱乐官网办公室

                                       2017年5月6日

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